Desde hace 10 años aproximadamente, la era digital ha marcado el rumbo de un sinnúmero de ámbitos.

En la actualidad, es un requisito indispensable gestionar y conservar documentos y archivos en algún medio electrónico.

Es claro que no todos los documentos digitales puede ser transferidos a papel, tal es el caso de los medios audiovisuales.

La necesidad de que un documento cuente con características propias, como su estructura, la forma de presentación, los títulos, los párrafos, los tipos de letra, etcétera, surge de las intenciones específicas de cada documento. No es lo mismo la redacción de una carta personal que la elaboración de un currículum profesional.

Por ello, es importante adoptar una serie de requisitos logísticos en el momento de diseñar los sistemas para controlar los documentos durante su ciclo de vida y garantizar su calidad e integridad de manera permanente.
En un documento, la información se maneja de dos formas básicas: física y digital.

• Documento físico: Permite el registro, impresión y gestión documentada en una empresa; en papel. Con la finalidad de apoyar las funciones de una administración y ser útil como una prueba, un documento debe tener:  

Aquellos documentos con estas características tendrán el contenido, la estructura y el contexto capaces de ofrecer una perspectiva completa de las actividades y las operaciones a las que hace referencia, por lo que también reflejarán las decisiones, acciones y competencias. 

Si tales documentos se mantienen accesibles, utilizable, inteligibles, servirán de apoyo para la gestión y se utilizará para efectos de justificación a lo largo del tiempo.

• Documento digital: En la última década se han revolucionado las formas para la comprensión de los documentos,de tal manera que el uso del papel está siendo relegado como instrumento de soporte por excelencia. En la actualidad, cada vez más personas lean revistas y periódicos directamente desde internet,intercambian mensajes de correo electrónico, consultan en textos en formato digital, muchos de ellos con lo siguiente:

Cabe destacar que lo más importante después de guardar o almacenar un documento en forma digital, es la facilidad para encontrarlo cuando se requiere. Por tales motivos, muchas publicaciones tradicionales se han trasladado a internet, desde donde se pueden consultar de manera gratuita (salvo algunas excepciones) lo que genera grandes ahorros a las empresas que utilizan este medio de difusión.

ELEMENTOS DE UN DOCUMENTO 

Elementos de un documento para comprender todos los aspectos de este bloque, necesario analizar diversos conceptos de un documento por lo que iniciaremos con los fundamentales.

El material: es la parte física que ocupa el documento, puede ser papel o medio magnético, entre los que destacan, cintas, discos duros y memorias USB, entre otros.

El lenguaje: es el código, escrituras, los signos o gráficos con los que se redactó el documento.

La estructura: influye el tamaño, los encabezados, las fechas y las firmas.

El contenido: es el cuerpo del texto o mensaje que se desea transmitir, en ocasiones incluye imágenes, organizadores gráficos, enlaces y otros elementos visuales.

TIPOS DE TEXTO

En la actualidad, la mayoría de documentos se generan en una computadora mediante procesadores de texto. El mercado ofrece una gran gama de estos programas. Hay de diversos precios y gratuitos. En resumen, trabajar con un procesador de texto es bastante accesible. Sin embargo, independientemente del programa que utilices, cualquier tipo de los siguientes documentos puede ser generado en la computadora.

De texto, hechos en papel o medio magnético. Por ejemplo, una carta o un informe.

De imagen, inclusión de imágenes móviles o fijas. Por ejemplo, una foto o una película.

Fonético, hecho por medio de, o incluye, elementos sonoros. Por ejemplo, una grabación o un video.

Gráfico, elaborado por medio de dibujos. Por ejemplo un plano o un mapa. Por su uso se distinguen en diversos tipos:

Por autor, según la fuente de la que proviene. Por ejemplo, anónima, pública o privada.

Por su función, incluye la intención del documento. Por ejemplo, informativo o comercial.